นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 4286
ความเห็น: 0

5ส. กับการจัดเก็บเอกสาร

5ส. กับการจัดเก็บเอกสาร

สวัสดีค่ะ 

วิธีจัดเก็บเอกสารที่ดี

1. จำแนกประเภทเอกสารตามลักษณะที่อำนวยประโยชน์ให้แก่ผู้ปฏิบัติงาน

2. กำหนดประเภทของเอกสารที่จะจัดเก็บในตู้เอกสารต่าง ๆ โดย

   2.1 เก็บเอกสารที่ใช้อยู่เสมอหรือใช้ประจำในตู้หรือลิ้นชักระดับสายตา

   2.2 เก็บเอกสารที่ใช้อ้างอิงนาน ๆ ครั้งไว้ในตู้ทึบหรือห้องเก็บเอกสาร

3. จำแนกแฟ้มเอกสารที่เก็บในลิ้นชักควรจะใช้ระบบการอ่านหนังสือ คือ เรียงจากซ้ายไปขวา

4. ไม่ควรเก็บเอกสารมากกว่า 1 เรื่อง ในแฟ้มเดียวกัน

5. ไม่ควรเก็บเอกสารมากเกินไปในแฟ้มหนึ่ง (ประมาณ 200 แผ่น แฟ้มกระดาษปกอ่อน)

6. ไม่ควรเก็บหนังสือปนกับแฟ้มเอกสาร

7. ควรมีการควบคุมการจัดเก็บและค้นหาเอกสารโดยเคร่งครัด

8. เมื่อค้นเอกสารและนำออกไปใช้เสร็จแล้ว ควรรีบนำมาเก็บที่เดิม

9. ถ้ายืมเอกสารหรือแฟ้มเอกสารไปใช้งานจะต้องใส่ บัตรยืมหรือ แฟ้มยืมไว้แทนที่จนกว่าจะนำเอกสารหรือแฟ้มเอกสารที่ยืมไปมาคืน

10. การยืมเอกสารถ้ามีการยืมเอกสารที่เป็นต้นฉบับให้ผู้ยืมเซ็นชื่อเป็นลายลักษณ์อักษร

11. เอกสารที่ใช้เสร็จสิ้นแล้ว แต่ต้องเก็บอีกระยะหนึ่งและไม่ได้ใช้อ้างอิงบ่อยนักให้เก็บไว้ชั้นล่างของตู้หรือชั้นเก็บเอกสารหรือนำไปเก็บไว้ ณ ห้องเก็บเอกสาร

12. ควรย้ายเอกสารไปเก็บ ณ ศูนย์เก็บทุกปี และอย่าเคลื่อนย้ายเอกสารที่ยังไม่ได้แยกใส่แฟ้มไปเก็บ

13. ไม่ควรซื้อตู้เก็บเอกสารเพิ่มโดยไม่จำเป็น เพราะจะทำให้เกิดปัญหาพื้นที่ไม่เพียงพอในการปฏิบัติงาน

Sections: พัฒนางานประจำ
Tag: 5ส
License: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
created: 08 November 2009 11:56 Modified: 08 November 2009 12:02 [ Report Abuse ]
ดอกไม้
People who like this: Ico24 น้องอิน.
People Who Like This
 
Facebook
Twitter
Google

Other Posts By This Blogger

ความเห็น

ไม่มีความเห็น

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 54.236.35.159
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ