นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1698
ความเห็น: 0

การลงทะเบียน online ที่ ทุกคนให้ความสำคัญกับลูกค้า

ทุกคนจะเห็นว่านักศึกษาที่มาใช้บริการเป็นลูกหลาน มีปัญหาก็ช่วยกันหาทางออกให้เสียหายน้อยที่สุด เสียเวลาน้อยที่สุด

เป็นเช่นนั้นจริงๆ ไม่ได้คุยโม้... การให้บริการเดี๋ยวนี้ แม้เป็นหน่วยงานราชการ ก็ยังให้ความสำคัญลูกค้าเป็นหลัก

ดิฉันไม่ได้เรียน ป.ตรี ที่ มอ.
แต่ทราบจากรู่นพี่ๆ ที่เค้าเรียนกันว่าเค้าได้รับการบริการและการดูแลที่ดีจาก งานทะเบียน เสมอ  ตอนนี้เป็นกองทะเบียนและประมวลผล ไปแล้ว  และจากการได้ร่วมงานกันกับทีมงานทะเบียน ก็เห็นด้วยว่าทุกคนจะเห็นว่านักศึกษาที่มาใช้บริการเป็นลูกหลาน มีปัญหาก็ช่วยกันหาทางออกให้เสียหายน้อยที่สุด เสียเวลาน้อยที่สุด


เช่นกันทาง กองทะเบียนก็เป็นลูกค้าที่ดีของศุนย์คอมพิวเตอร์ ให้ ความไว้วางใจ ให้ความร่วมมือ อย่างดีและให้ความเชื่อถือศุนย์ฯมากโดยตลอด  แต่ตอนนี้ความเชื่อถือของลูกค้า เป็นปัญหาของเราซะแล้ว

เมื่อการลงทะเบียนคราวที่แล้ว ศูนย์ฯพบว่ามีปัญหาในการลงทะเบียนมาก ระบบตอบสนองช้ามาก จนนักศึกษา และอาจารย์หลายท่าน ก็แจ้งปัญหามาที่ศูนย์ฯ

ดิฉันที่มีหน้าที่รับคำร้องเรียนลูกค้า ก็จะต้องดำเนินการตามกระบวนการ ซึ่งในช่วงลงทะเบียนนั้น ทีมดูแลระบบที่เกี่ยวข้อง ก็มาสุมหัว;) พร้อมยกเครื่องมือในการทำงานมา
กันที่ห้องครัวด้านล่าง มีทีม ดูแลระบบเครือข่าย ทีมดูแล database server ทีดู web application หัวหน้ากลุ่ม ฯ ผอ. มารวมกันโดยมิได้นัดหมาย  ;)
ด้วยทุกคนต้องการแก้ไขปัญหาให้ลูกค้าให้เร็วที่สุด

แต่จากการเฝ้าดูแก้ไข พบว่าปัญหาไม่ได้แก้ง่ายๆเสียแล้ว จึงทำให้ช่วงการลงทะเบียนความที่แล้วนักศึกษาหลายๆคนต้องโดดเรียน มารอเพื่อลงทะเบียนกันเกือบทั้งวัน

ปัญหา


จำนวนผู้เข้าใช้ระบบลงทะเบียนมีมากแบบถล่มทลาย ปกติจากข้อมูลที่ผ่านมา แต่ละช่วงการลงทะเบียน มีผู้เข้าใช้พร้อมกัน ประมาณ 500ราย แต่ครั้งนี้ มากกว่า 3,000
สอบถามดูพบว่า ทางกองทะเบียน
ได้ให้นักศึกษาลงทะเบียนโดยไม่ได้กำหนดแยกตามคณะเช่นที่เคยปฏิบัติ ซึ่งทาง ทะเบียนก็ชี้แจงว่า เดิม เคยแบ่งเป็นช่วงเวลา และคณะ ทำให้นักศึกษาจากคณะที่กำหนดให้ลงทะเบียนทีหลังเสียเปรียบ
ซึ่งก็น่าเห็นใจ ด้วยบางวิชาเป็นวิชา ยอดฮิต ที่ทุกคน จากหลายๆคณะปรารถนาจะลงให้ได้ จึงต้องรีบเข้ามาลงทะเบียนและแย่งกันลง ทางกองทะเบียนก็อยากให้ลูกค้าพอใจจึงเปิดตลอด คิดว่าระบบน่าจะรับได้(เชื่อมือ...) เพราะก่อนหน้านี้ใช้งานมาไม่มีปัญหาอะไร

ที่กล่าวมาไม่ใช่ปัญหาเดียวที่พบ
อีกเรื่องที่พบคือ

นักศึกษาที่มาลงทะเบียน เมื่อเข้าใช้ระบบแล้ว แทนที่จะลงทะเบียนโดยเตรียมข้อมูลมาว่าตนต้องลงอะไรอย่างไร กี่วิชา แล้วลงทีเดียว submit ครั้งเดียว จบการลงทะเบียน เปล่า
รุ่นพี่ๆ แนะนำน้องที่ลงทะเบียนว่า ให้ลงวิชาที่จำกัดจำนวนก่อน แล้ว submit ทีละวิชา จะได้ลงได้แน่นอน ดังนั้น ปริมาณการประมวลผล  การทำงานของระบบก็เพิ่มเป็นหลายเท่าตัว

และแน่นอนคน 1 คน ที่ใช้ระบบแทนที่จะใช้เวลา 2-3 นาที ก็จะเพิ่มเวลาในการใช้มากขึ้น เป็นเท่าตัว หากมีการ จัดคิว คิวที่รออยู่อีก 2500 คน ก็ต้องคอยมากกว่า 3 นาที :)เป็นมากกว่า 3 ชั่วโมง

ด้วยการที่จะมีการแย่งชิงในการลงทะเบียนที่เป็นวิชา จำกัดจำนวน และวิชายอดฮิต ที่นักศึกษาอยากเรียน บางคน ก็ให้ พ่อ แม่ พี่ น้อง ช่วยลงให้ด้วยจากที่บ้าน หรือที่อื่นๆ นอกเหนือจากที่ตัวเองมาลงที่คณะหรือที่ศุนย์คอมฯแล้ว

จากการพูดคุยกันเพื่อแก้ปัญหา ในที่สุด ก็ต้องอาศัย ลูกค้าที่แสนดีของเรา คือ กองทะเบียน ให้ช่วย จัดคิวให้ และเพื่อให้ทุกคนบริการลูกค้าได้ดี คือช่วยแก้คำร้องเรียนที่นักศึกษาแจ้งกับกองทะเบียน ว่าหากจัดคณะตนอยู่หลังก็เสียเปรียบ
ศูนย์ฯ เลยแก้โดย ให้มีการลงทะเบียนจองวิชาไว้ แล้วเขียนโปรแกรมสุ่ม เลือกนักศึกษาตามจำนวนที่เปิดรับให้ ก็เป็นอันมีความสุขกัน ทั้ง 3 ฝ่าย คือลูกค้าของกองทะเบียน ลูกค้าของศูนย์ และศูนย์คอมพิวเตอร์เอง

 

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 10 พฤศจิกายน 2552 11:29 แก้ไข: 10 พฤศจิกายน 2552 11:29 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 โอ๋-อโณ.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ไม่มีความเห็น

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 100.26.176.182
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ