นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน

ความเคลื่อนไหวล่าสุด
  • ไม่มี
เครือข่าย
สมาชิก · ติดตาม: 0 · ผู้ติดตาม: 0

อ่าน: 4499
ความเห็น: 9

ผู้ประสานงาน..งานง่ายๆ ที่ยุ่งยาก

เมื่อเป็นผู้ประสานงาน อย่าเก็บข้อมูลไว้ที่ตัวเองคนเดียว แบ่งปันให้เพื่อนร่วมงานอย่างเท่าเทียมกัน แล้วดับเบิ้ลเช็คเพื่อความเรียบร้อยของงาน

เคยบ้างมั้ยที่คุณเป็นตัวหลักในการประสานงาน แล้วเจอปัญหาว่าข้อมูลทุกอย่างอยู่ที่เรา เมื่อยังไม่ถึงวันงานจริงๆ เราก็ยังไม่สามารถสรุปอะไรได้ แล้วทุกคนก็จะถามหาข้อมูลทุกอย่างจากที่คุณ (ทั้งๆ ที่บอกไปหลายครั้งแล้ว ..ก็ยังถาม!!) ....การทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานดูเหมือนเป็นเรื่องง่ายๆ ที่ทำหน้าที่แค่ติดต่อสื่อสาร แต่จริงๆ แล้วมันมากกว่านั้นคะ...

 
  • นอกเหนือจากสื่อสารกับคนในองค์กรเดียวกันแล้ว คุณจะต้องมีทักษะการสื่อสารกับบุคคลภายนอก ซึ่งมีวัฒนธรรมองค์กรแตกต่างจากเรา ทั้งทางโทรศัพท์ อีเมล์ และจดหมายหนังสือ ...ต้องพยายามย้ำชื่อตัวเอง เพื่อให้เขาจำเราได้ทุกครั้งที่เราโทรไป...จะได้มีความรู้สึกว่าสนิทสนมกัน...แต่ต้องไม่หลุดออกนอกกรอบเนื้องาน พันธกิจ หรือเป้าหมายของโครงการ!!

สวัสดีคะ คุณ.... นี่เล็กจากสถาบันชายฝั่งนะคะ ที่ได้ประสานงาน.......... ...

เอ่อ..ครับ คุณ เล็ก ครับ ครับ....(แบบประมาณจำไม่ค่อยได้)

...หลังจากนั้น สวัสดีค่ะ ...เล็กนะคะ จำได้มั้ยคะ

คร้าบ คุณเล็กว่างัยครับ สบายดีมั้ยครับ ....เหอๆๆ ประสบความสำเร็จแระ 

 

  • ถึงแม้ว่าคุณจะไม่ใช่เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป แต่เมื่อคุณเป็นผู้ประสานงาน คุณจะต้องมีบทบาทเบื้องต้นในงานด้านนี้ เช่น ติดต่อประสานงานเรื่องการเดินทาง ที่พัก การจองพื้นที่ ห้องประชุม ประชาสัมพันธ์กิจกรรมโครงการ บันทึกและส่งต่อซึ่งผลการประชุมแก่ผู้มีหน้าที่ประจำต่อไป  

       พี่เล็กๆ หนูติดต่อโรงแรมเสร็จเรียบร้อยแล้วแหละ ส่งรายชื่อแขกไปแล้วด้วย ส่วนเรื่องรถไปรับแขกที่สนามบิน หนูจองเรียบร้อยแล้ว พี่เล็กไปรับแขกพร้อมรถได้เลยนะคะ ..

       ได้จ๊ะ แต่...ช่วยทำเช็คลิสต์มาให้พี่ด้วยได้มั้ยจ๊ะ เช่น แขกชื่อไร มาเที่ยวบินไหน พร้อมเบอร์ฝ่ายขายโรงแรมที่เราติดต่อ และเบอร์คนขับรถให้พี่ด้วยนะจ๊ะ

       เอางั้นเลยเหรอพี่ หนูจัดการเสร็จหมดแล้วนะ ไม่ต้องทำก็ได้มั้งพี่....

       ก็ได้จ๊ะ แต่พี่สมาธิสั้นนะ ถ้างั้น พี่จะโทรหาเราตลอดเพื่อย้ำข้อมูล แล้วในวันจริง ก็จะโทรทุกห้านาทีเลยดีมั้ยจ๊ะ ...

        โหพี่ ทำให้ก็ได้ แหมมีประชดด้วย ดีเหมือนกัน จะทำเผื่อคนอื่นๆ ด้วย จะได้ไม่ต้องมาถามข้อมูลกันอีก 

 

  • เนื่องจากข้อมูลส่วนใหญ่อยู่ที่คุณ ดังนั้น คุณจึงเป็นตัวหลักในการจัดเตรียมเอกสารสำคัญต่างๆ เช่น ใบเสร็จรับเงิน รายงาน บันทึกการประชุม จดหมาย แบบเสนอของบประมาณ เป็นต้น แต่ไม่ได้หมายความว่าเราต้องทำเองนะคะ หมายถึงเราต้องดูแลในภาพรวม หรือแจกจ่ายงานให้มีผู้รับผิดชอบในส่วนนี้คะ...เคยมีน้องที่จังหวัดตราดที่เป็นผู้ประสานการจัดประชุมเครือข่ายการจัดการทรัพยากรทะเลและชายฝั่งแห่งประเทศไทยคนนึงถามว่า

          พี่ ใครจะทำรายงานการประชุมคะ หนูต้องจดประชุมด้วยเหรอคะ?

          ใช่ค่ะ น้องเป็นเจ้าภาพก็ต้องทำรายงานการประชุม ส่วนน้องจะจดเองหรือให้คนอื่นจดก็ได้ค่ะ แต่พี่จะขอรายงานการประชุมกับน้อง เพราะพี่ไม่รู้จักคนอื่น....

           ว้า!! พี่เล็กดุจัง!!” ........แต่งานนี้สุดท้ายก็ช่วยน้องทำรายงานจนเสร็จ!!! กรรม++

 

การทำเช็คลิสต์ในงานประสานงานนั้น จะช่วยเราได้มาก เพราะจะช่วยเป็นคู่มือสรุปความเรียบร้อยในการเตรียมงาน กันลืมให้กับทุกคน เพื่อความสะดวกในการติดตามความก้าวหน้าในการดำเนินงาน และที่สำคัญจะได้กระจายงานไปให้คนอื่น โดยทำเช็คลิสต์ย่อยๆ ให้เค้าอีกต่อหนึ่ง ได้มีโอกาสร่วมจัดประชุมนานาชาติกับหน่วยงานหนึ่งในมอ. สัมผัสถึงความอบอุ่น เป็นกันเองของคณะทำงาน และแน่นอนว่าเมื่อมีงานก็ต้องมีปัญหาระหว่างการทำงาน แต่เราจะรับมือกับปัญหานั้นได้อย่างไรที่ให้มันเป็นปัญหาของเนื้องานไม่ใช่ปัญหาส่วนบุคคล!! ในการทำงานครั้งนี้ได้มีโอกาสแนะนำน้องคนหนึ่ง เรื่องการทำเช็คลิสต์ เช่น
  • เช็คลิสต์รายละเอียดสถานที่วันจัดงาน  ..รายชื่อแขก เที่ยวบิน จำนวนวันที่พัก การแสดงหมายเหตุว่าห้องไหนแขกจ่ายเอง ห้องไหนผู้จัดเป็นคนจ่าย การจัดห้องประชุม เวที สถานที่จัดเลี้ยง อาหารว่าง การเปลี่ยนน้ำของวิทยากรแต่ละช่วง การจัดสถานที่เพื่อถ่ายรูปหมู่ เป็นต้น
  • เช็คลิสต์ผู้ดูแลวันงาน ...ทำเช็คลิสต์ย่อยให้ด้วย เช่น ฝ่ายต้อนรับ จะต้องรับแขกลงทะเบียน ต้อนรับประธาน ต้อนรับผู้ว่า (พร้อมส่งด้วย) ร่างคำกล่าวเปิด-ปิด เป็นต้น
 ส่วนตัวผู้ประสานงานเอง จะต้องมีหน้าที่หนักกว่าผู้อื่นตรงที่การดับเบิ้ลเช็ค ให้ทุกอย่างเป็นไปโดยราบรื่น

ขออนุญาตเอ่ยนามในที่นี้นะคะ ว่าน้องวิสา (เป้า) เจ้าหน้าที่วิเทศสัมพันธ์ คณะการจัดการสิ่งแวดล้อม ทำหน้าที่นี้ได้ค่อนข้างดีคะ ถึงแม้ว่าจะเป็นงานแรกของน้องเค้า และถึงแม้ว่าจะมีน้ำตาในระหว่างการทำงาน แต่ก็นับได้ว่าเป็นประสบการณ์ที่ดีและน้องเค้าก็ทำได้ดีเท่าที่เด็กคนหนึ่งสามารถทำได้ ชื่นชมกับเด็กรุ่นใหม่ที่เรียนรู้การทำงาน รับฟังคำสอนของพี่ๆ นำไปประยุกต์ใช้ในรูปแบบตัวเองได้อย่างเหมาะสม เสียน้ำตาในการทำงานวันนี้ เราจะแกร่งขึ้นในวันหน้าค่ะ ^_^"

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 18 มกราคม 2551 15:51 แก้ไข: 18 มกราคม 2551 15:51 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

น้องเล็กหายไปช่วยงาน Inter workshop ซะนาน..กำลังคิดถึงอยู่เลย หนังสือยังอยู่กับพี่นะ ยังไม่ได้ส่งคืนซะที

ขอบคุณสำหรับ tacit ดีๆ นะจ๊ะ..เฮ้อ เจ้าเป้ารับเรื่องสารพัดร้อยอย่าง...เป็นเด็กเก่งจริงๆ ทำได้ขนาดนี้ก็ชื่นชมๆ แล้ว..จ้ะ

ขอบคุณที่บันทึกนะจ๊ะ

/(*__*)\

ฝากมาทางตลาดนัดก็ได้ค่ะอาจารย์ อาทิตย์หน้าเล็กไม่อยู่ ไปรับรองแขกที่ปากพนัง-กระบี่ กลับมาวันที่ 24 ค่ะ

ถึงจะยุ่งๆ ก็พยายามหาเรื่องมาเขียนลง share เมื่อกลับมานั่งที่สำนักงานค่ะ

ขอบคุณสำหรับคำแนะนำที่ดีมากๆ นะค่ะ

มาอ่านเอาประสบการณ์ "ชั้นเซียน"  ขอบคุณค่ะบันทึกคุณภาพเช่นนี้...เอาอีก..

-ขอบคุณค่ะ คุณเล็ก

Lips เองก็ได้คุณเล็ก ช่วยเป้าในหลายเรื่องเหมือนกัน ขอบคุณค่ะ เป็นกำลังใจให้คุณเล็กนะค้า

(ยังอยากได้เสื้ออยู่นะคะ :-) )

อีกนิด

ลูกสาวคุณเล็กสวยจัง โตขึ้นต้องสวยมากมายแน่เลย

ชื่ออะไรค๊า

  • หายไปหลายวันคิดถึงมาก
  • แต่ก็คิดว่าคงไปราชการนะ
  • ก็นึกว่าหากมีเวลาก็คงเล่าสิ่งที่ดีให้สมาชิกได้เรียนรู้กันค่ะ
  • ค่ะ..หลายคนไม่ค่อยเห็นความสำคัญของ checklist จึงไม่ทำกัน เมื่อเกิดปัญหาบางครั้งก็สายไปนะ
  • ส่วนตัวพี่จะทำทุกวันแม้ว่าจะเป้นงานประจำอยู่แล้วเช่นกำหนดว่าวันนี้จำทำอะไร และจะทำอะไรก่อนหลัง
  • ไม่พลาดแน่ งานครบถูกต้องในแต่ละวัน
  • หากมีเรื่องด่วนเข้าแซง ทำก่อน และทำเรื่องที่ค้างตามทีหลัง

ขอบคุณสำหรับทุกๆ ความคิดเห็นค่ะ จริงๆ แล้วไม่ใช่ชั้นเซียน อย่างที่พี่จิ๊บพูดหรอกค่ะ แค่เอาหน้างานมาเล่าให้ฟัง และเพื่อเป็นกำลังใจให้น้องๆ ที่ทำงาน โดยส่วนตัวแล้วยังต้องเรียนรู้อีกเยอะ (เพราะมีปัญหาแปลกๆ ใหม่ๆ มาให้ชวนขำตลอด แก้ปัญหาไปหัวเราะไป)

อาจารย์ Lips คะ...ขอโทษนะคะเรื่องเสื้อ กลับไปวันที่ 24 นี้จะรีบจัดการให้ค่ะ (มีทวงด้วย!!) ตอนนี้อยู่ต่างจังหวัดค่ะ

น้องสาว..(555).ชื่อน้องพรีมค่ะ Preme

คิดถึงพี่อัมพรเหมือนกัน ...พยายามตามอ่านแล้วก็ไม่ค่อยเห็นบันทึกของพี่..ก็เลยติ๊ต่างว่าคงยุ่งเหมือนกัน...หนูไม่ได้หนีงานนะคะ..มาราชการค่ะ..เดือนนี้ทั้งเดือนอยู่สำนักงานแค่วันเดียว...ไปเกาะช้าง ไปตรัง ไปลุ่มน้ำปากพนังไปกระบี่ (2 รอบ)...อืมม

อีกนิดนะคะ หลายคนเข้าใจว่าเช็คลิสต์คือ บัญชีรายการสิ่งที่ต้องทำ สิ่งที่ต้องเตรียม...ใช่ค่ะ...แต่มันมีอะไรลึกซึ้งกว่านั้น มันจะมีตารางย่อยแสดงรายละเอียดของทึ่มา ที่ไป และความก้าวหน้าของการเตรียม  เดี๋ยวจะขอร้องให้น้องเป้าเข้ามา post ตัวอย่างไว้ให้ดูค่ะ เผื่อจะเป็นประโยชน์

ตอนนี้อยู่ในพื้นที่กำลังทำหน้าที่ล่าม ช่วงนี้ไม่รู้เป็นไร เวลาทำงานอะไรก็จะนึกถึงว่ามีอะไรที่เราจะนำมาเล่าให้ฟังได้บ้างนะ เอาเป็นว่าถ้ามีเรื่องอะไรดีๆ เกี่ยวกับการทำหน้าที่ล่าม (ที่ไม่ค่อยจะได้เรื่อง) จะเล่าให้ฟังนะคะ

ต้องขอขอบคุณพี่เล็กอย่างมากๆ ที่ได้ให้กำลังกาย และกำลังใจ (อันนี้ถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเป้ามากๆ ค่ะ)

งานจะราบรื่น ถ้าเรามีแรงใจที่เข้มแข็ง...อันนี้เป็นข้อคิดหนึ่งที่ได้รับจากงานนี้ และเพื่อนก็เป็นกำลังสำคัญที่จะทำให้งานสำเร็จไปได้ อย่างที่เราๆ ท่านๆ ทราบกันดีถึงการทำงานแบบ Team work ก็ทำให้เห็นประโยชน์ของสิ่งๆ นี้มากขึ้น หลังจากจบงานนี้ไปค่ะ

 และอีกเรื่องคือ รู้สึกว่าผลของงานมันให้ความรู้สึกประทับใจไม่เท่ากับช่วงเวลาตอนเตรียมงานหรือขณะมีงานเลยค่ะ...ถ้าปีนึง ได้รู้สึกอย่างนั้นสักครั้งก็จะดีมาก...(แต่ปีหนึ่งไม่ควรเกินหนึ่งครั้งค่ะ เพราะอาจเป็นอันตรายต่อสุขภาพ และจิตใจได้..555)

สุดท้าย...อยากขอขอบคุณ+ขอบใจทั้งพี่ๆ และเพื่อนๆ ที่คอยช่วยเหลือ เป็นกำลัง จนงานผ่านไป...

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 3.227.235.183
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ