นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน

Wullop Santipracha
Ico64
ความเคลื่อนไหวล่าสุด
เครือข่าย
สมาชิก · ติดตาม: 0 · ผู้ติดตาม: 16

อ่าน: 1962
ความเห็น: 2

กระบวนการสื่อสารของหน่วยงานที่ได้รางวัล

การสื่อสารในองค์กรเป็นสิ่งสำคัญมาก ๆ ในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ การสร้างมูลค่าเพิ่ม การลดเวลาการทำงาน ส่วนสำคัญต้องเป็นความรับผิดชอบของทั้งผู้มีหน้าที่สื่อสาร และผู้รับสาร

 เมื่อวันที่ ๓ ธ.ค.๕๒ ได้รับเอกสาร โรงพยาบาลสงขลานครินทร์ที่ได้รับรางวัลการบริหารสู่ความเป็นเลิศ ปี ๒๕๕๐ มีกระบวนการสื่อสารที่เป็นระบบที่เป็นประโยชน์กับการแก้ปัญหาการสื่อสารในองค์กรที่มักไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ สาเหตุคงเป็นเพราะขาดระบบในการดำเนินการที่ดี  

กระบวนการสื่อสารที่เป็นระบบประกอบด้วย

๑.   ระบุเรื่องที่ต้องสื่อสาร ซึ่งต้องมีการคัดสรรว่าเรื่องอะไรที่จำเป็นต้องมีการนำไปสื่อสาร ไม่ใช่สื่อสารไปเรื่อย เรื่องที่ต้องสื่อสารอย่างเป็นระบบคือเรื่องที่มีการเปลี่ยนแปลงในการฏิบัติงาน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องที่มีการปรับเปลี่ยนแนวปฏิบัติในองค์กร หรือหน่วยงานที่มีอำนาจ เช่น มติ ครม. ข้อกำหนดการพัสดุ การเงิน การศึกษาของ สกอ. เป็นต้น

๒.   ระบุบุคคลที่จำเป็นต้องทราบเรื่องทุกคน แสดงถึงผู้ที่มีหน้าที่ในการตรวจสอบ ซึ่งแน่นอนไม่ใช่บุคคลทั่วๆไป หรือแม้แต่ผู้บริหาร เช่นเรื่องเกี่ยวข้องกับการเงิน คือผู้ปฏิบัติงานด้านการเงินที่ต้องตรวจสอบและปฏิบัติ และจะทำอย่างไรให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น มีการประชาสัมพันธ์ทำความเข้าใจในการใช้งานร่วมกันให้เกิดประสิทธิภาพ และถึงแม้ได้ทำความเข้าใจแล้วก็ยังต้องมีหน้าที่และรับผิดชอบตรวจสอบในการใช้งานให้ถูกต้องอย่างปฏิเสธไม่ได้ เพียงแต่ยังสื่อหรือทำความเข้าใจไม่ดี ยังมีการดำเนินการผิดก็ต้องทำความเข้าใจใหม่ให้ชัดเจน ให้ถูกต้อง ซึ่งจะเป็นการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน แต่ไม่ใช่เป็นการไปโทษว่าบอกไปแล้วยังผิดอีก หากคนส่วนใหญ่ยังทำไม่ถูกแสดงว่ายังทำความเข้าใจไม่ชัดเจน หรือหากคนส่วนใหญ่เข้าใจและใช้อย่างถูกต้องแล้ว แต่มีบางคนยังปฏิบัติไม่ถูก พนักงานการเงินก็มีหน้าที่ตรวจตรางานของผู้นั้นเป็นพิเศษ เพราะเป็หน้าที่ที่ต้องเสนอให้ถูก ไม่ใช่บุคคลอื่นที่ไม่ได้ทำหน้าที่นั้นโดยตรง ให้คิดเสมอว่า หากทุกคนทำได้ก็แสดงว่าไม่ต้องมีตำแหน่งงานที่เฉพาะ หรือลบตำแหน่งงานนั้นออกไปได้

๓.   กำหนดใจความสำคัญ ตรงประเด็น กระชับและเข้าใจง่าย เรื่องนี้เป็นเรื่องสำคัญที่สุดอีกเรื่องหนึ่ง ที่ได้เคยบันทึกใน  http://share.psu.ac.th/blog/fnr-devolop/8775 ซึ่งไม่ใช่ที่เห็นบันทึกหรือเกษียณหนังสือกัน ที่เสนอทราบและถือปฏิบัติ อันทำให้บุคคลอื่นปฏิบัติได้ยาก ทางที่สามารถช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพร่วมกัน คือชี้ประเด็นที่ปรับเปลี่ยนให้ชัดเจน เพื่อให้ทุกคนไม่ต้องเสียเวลาอ่านทั้งฉบับ และถึงอ่านเข้าใจก็อาจยังไม่รู้ว่าอะไรเหมือนเดิม อะไรเปลี่ยนไป แต่ผู้ทำหน้าที่ในเรื่องนั้น ๆ ทราบดี (หากไม่ทราบก็ไม่น่าจะเป็นผู้ทำหน้าที่ด้านนั้น ๆ) เพราะเป็นหน้าที่และปฏิบัติเป็นประจำ จึงมีความแม่นยำกว่า มิฉะนั้นจะเข้าข่ายตามข้อ ๒

๔.  กำหนดวิธีการที่เหมาะสม บางเรื่องอาจต้องประชุมชี้แจง หรือถึงขั้นฝึกอบรม บางเรื่องแค่การบอกกล่าว ด้วยวิธีการหรือสื่อต่าง ๆ เป้าหมายที่สำคัญให้ผู้ที่ต้องปฏิบัติร่วมกันได้รับสื่อและเข้าใจสามารถใช้ได้ถูกต้อง

๕.  กำหนดผู้รับผิดชอบ ผู้รับผิดชอบที่สำคัญคือผู้รับผิดชอบเนื้อหาสาระ และผู้นำไปสื่อสารอาจเป็นผู้อื่น เช่น หน่วยสารบรรณ หรือผู้ดูแลการประชาสัมพันธ์ แต่หากผู้รับผิดชอบเนื้อหาสามารถสื่อสารได้เองก็เป็นการดี และรวดเร็วขึ้น ซึ่งปัจจุบันมีตัวช่วยมากมาย เช่น ระบบเอกสารอิเลคทรอนิค หรืออีเมล

๖.   ดำเนินการสื่อสาร ข้อนี้ก็ตรงไปตรงมา แต่อาจต้องมีการกำหนดว่าจะต้องเริ่มดำเนินการจากส่วนใดที่จะทำมีประโยชน์และประสิทธิภาพสูงสุด แน่นอน หากในมหาวิทยาลัยก็น่าจะเป็นหน่วยงานหลักระดับมหาวิทยาลัย แต่หากหน่วยงานระดับนั้นไม่ทำ ก็คงกำหนดในระดับที่สามารถควบคุมได้ (ก็ไม่ทราบว่าในระดับมหาวิทยาลัยจึงไม่ทำ เพราะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพด้วยการลดภาระ ลดเวลาเป็นหลายสิบหน่วยงาน ในระดับคณะ/หน่วยงานที่เทียบเท่า ลองคิดดูว่าเรื่องหนึ่ง สมมุติว่าต้องใชเวลาอ่านทำความเข้าใจประมาณ ๕ นาที สำหรับคนที่ไม่ได้รับผิดชอบโดยตรง แต่หากทำให้ชัดเจน จนเหลือเวลาทำความเข้าใจเพียงหนึ่งนาที ก็จะได้เวลาคืนมามากมายทั้งมหาวิทยาลัย อย่างที่บอกทำในระดับคณะก็ยังคุ้ม แต่จะคุ้มมากขึ้น ถ้าทำในระดับมหาวิทยาลัย ที่พูดเช่นนี้เพราะผู้ดูแลในระดับนั้นไม่ใส่ใจที่จะดำเนินการ แต่กลับหาคนมาทำงานเพิ่มแล้วเพิ่มอีกจากการไม่จัดระบบให้มีประสิทธิภาพ ซึ่งมีมากมายหลายแห่ง)

๗.  มีการสื่อสารสองทาง นั่นคือให้มีการสอบถามได้หากยังไม่เข้าใจ หากจัดระบบแบบชุมชนนักปฏิบัติ (CoP) ผ่านระบบ share ก็ยิ่งดีเพราะตอบครั้งเดียวสามารถทำให้ผู้อยู่ในเครือข่ายและผู้อื่นรู้ด้วย

๘.  มีการนำระบบมาตรวจสอบ ทบทวนเป็นระยะ ๆ  เพื่อปรับแก้ข้อบกพร่อง หาแนวปฏิบัติที่ดีเพื่อนำไปใช้งานร่วมกันทั้งภายใน และภายนอก เป็นการสร้างความรู้ สร้างผลงาน นวัตกรรม นำไปสู่ประสิทธิภาพที่สูงขึ้นไปอีก เรียกว่าทำให้อื่นมาเรียนลัดได้ ก็ยิ่งดีขึ้นไปอีก 

การสื่อสารในองค์กรเป็นสิ่งสำคัญมาก ๆ ในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ การสร้างมูลค่าเพิ่ม การลดเวลาการทำงาน ส่วนสำคัญต้องเป็นความรับผิดชอบของทั้งผู้มีหน้าที่สื่อสาร และผู้รับสาร ซึ่งต้องระบุให้ชัดเจนตามข้อ ๒ จะได้ตามไปให้รางวัลถูกว่าเป็นผลงานของใคร  

จะห็นค่าของการจัดการให้เป็นระบบ ที่ผ่านยังมีเฉพาะการบริหาร คือมอบงาน แต่ยังไม่ค่อยมีระบบและกระบวนการ คือขาดการจัดการ จึงขาดประสิทธิภาพ โดยเฉพาะวัฒนธรรมแบบไทย ๆ หวังว่า การใช้ระบบ PMQA คงจะช่วยจัดระบบอย่างถึงแก่น ไม่ใช่สักแต่ทำเท่านั้น

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 10 ธันวาคม 2552 18:18 แก้ไข: 09 ตุลาคม 2553 17:47 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

Ico48
Ex. Links [IP: 58.9.13.109]
11 ธันวาคม 2552 00:01
#51879

เรื่องการออกแบบระบบ(System design)ที่ผมส่งมาให้ ม.อ. เป็นระบบกระบวนการสื่อสารเช่นเดียวกัน แต่ง่ายกว่าซึ่งผมเขียนวิธีการเขียนระบบแต่ละหัวข้อมาให้ด้วย(โดยแปลจาก Instruction ของ US. Federal Government)

เมื่อท่านคณบดีได้อ่านแล้วคงไม่ผิดหวัง เพราะผมมีคู่มือที่ช่วยการทำ OFI มาให้ด้วย

ขอคุยโม้สักหน่อยว่าระบบของผมดีกว่าแม่แบบของระบบ ISO 9000 ที่เป็นระบบจัดซื้อ (MIL-Q-9858A, Dec.1963) แต่ของผมเป็นระบบบริหารของรัฐบาลสหรัฐที่ผมสะสมไว้มาก

ขอบคุณคุณ Ex. Links ที่มีความปรารภนาดีต่อการทำระบบ ด้วยการทักท้วงส่งเสริม แต่เอที่สง่เอกสารให้ ม.อ. ไม่แน่ใจว่าส่งไปที่ใด อย่างไรช่วยส่งเป็นไฟล์มาให้ จะขอบคุณมากครับ และช่วยยืนยันว่าเป็นอย่างที่โม้หรือเปล่า ที่สำคัญจะได้เดินถูก

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 3.85.245.126
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ