นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1198
ความเห็น: 0

ข้อสังเกตฝากไว้ใช้ทำงาน

เพราะอยากให้ทำงานดี ที่ดีจริง จึงฝากไว้ใช้ทำงาน

ได้มาทำหน้าที่กรรมการสรรหาผู้บริหารที่ต้องเดินทางมา กทม. ซึ่งต้องมีการเดินทางและเบิกค่าเดินทางที่สมัยนี้ การจองตั๋วแบบออนไลน์ จึงมีตั๋วออนไลน์ หรือ e-ticket ซึ่งเวลาซื่้อตั๋วจะมีหลักฐานส่งมาทางอีเมล

จากได้รับการติดต่อการเดินทางทางอีเมล เมื่อจองตั๋วเสร็จจึงส่งอีเมลพร้อมไฟล์ตั๋วออนไลน์ไปให้เพื่อใช้เบิกค่าใช้จ่ายเพื่อจะได้ทราบว่ามีค่าตั๋วเท่าไร เพราะปัจจุบันค่าตั๋่วแต่ละเที่ยวก็ไม่เท่ากัน โดยเฉพาะสายการบินราคาถูก แต่เมื่อเดินทางมาทำงานยังถูกถามว่า มีตั๋วมาด้วยไหม เราคิดว่าได้ส่งมาให้แล้วจึงไม่ต้องการพิมพ์ออกมาให้ซ้ำซ้อนเสียกระดาษเพิ่ม

ก็ยังดีที่จดค่าตั๋วมาด้วย และยังดีที่ยังเชื่อใจกันจึงจ่ายเงินค่าตั๋วให้ เพราะบางที่หากไม่มีหลักฐานจะบอกให้เอาหลักฐานมาแล้วจะส่งเงินให้ ซึ่งลักษณะเช่นนี้ ต้องเสียเวลาทำงานเพิ่มทั้งผู้ส่งหลักฐานการส่งเงิน และบางที่ยังส่งเป็นเช็คเงินสดแทนการโอนเข้าบัญชี ทำให้ต้องเสียเวลาไปขึ้นเงิน หรือแจ้งกลับไป-มาว่าทุกอย่างเรียบร้อย

นี่เพราะทำงานไม่เป็นระบบ ประสานกันไม่ดีเพราะผู้ประสานการประชุมเป็นคนละคนกับผู้ดูแลการเบิกจ่าย ซึ่งการเดินการจัดการซื้อตั๋วไปแทนคือต้องออกเงินไปก่อน หากต้องมีภาระเพิ่มคงเป็นความรู้สึกไม่ดี ไม่ประทับใจ

ทีนี้พอเริ่มกระบวนการสรรหา ซึ่งปัจจุบันมักมีการนำเสนอ power point ซึ่งผู้ทำงานประจำก็น่าจะทราบ น่าจะติดตั้งตรวจสอบให้เรียบร้อย แต่กลับรอให้เข้ามาต่างคนต่างทำ และหลายครั้งมีปัญหาโปรแกรมเข้ากันไม่ได้ ซึ่งก็เป็นอีกจุดหนึ่งที่น่าปรับปรุง

จากข้อมูล น่าจะจัดระบบการประสานงานในกรณีตั๋วเดินทางที่เมื่อได้รับแล้วควรดำเนินการ 2 ทาง คือ แจ้งฝ่ายส่งมาว่าได้รับแล้วและส่งให้ผู้ดูแลการเบิกจ่ายเงิน

ส่วนการเตรียมกระบวนการสรรหา ควรแจ้งผู้ต้องมาเสนอ power point ให้ส่งมาติดตั้งไว้ก่อนผื่อมีปัญหาจะได้แก้ไข จะให้ดียิ่งขึ้นควรระบุว่าให้โปรแกรมเวอร์ชั่นใด เพื่อให้ผู้เตรียมได้ถูกต้อง รวมทั้งเตรียมไฟล์มาในกรณีที่ไม่ได้ส่งมาล่วงหน้า บางคนเตรียมมาในโน๊ตบุ๊คก็ต้องเตรียมแฟลชไดรฟ์มาถ่ายเข้าเครื่อง ไม่ควรถอดเข้า ถอดออกเวลาเข้าเครื่องฉายเพราะทำให้เสียเวลา ซึ่งหลายครั้งมีปัญหากับเวลาการทำงานที่มีจำนวนผู้นำเสนอหลายคน จนทำงานไม่ทัน มีปัญหากับผู้ต้องมีภารกิจต่อ

บันทึกนี้ไม่ได้เป็นการตำหนิการปฏิบัติงาน เพียงนำข้อสังเกตมาเป็นตัวอย่างแนวทางการทำงาน ว่าควรจัดระบบอย่างไร นอกจากดูดี มีประสิทธิภาพ ประหยัดเวลา ทำงานเสร็จโดยเร็วในครั้งเดียว ไม่ต้องรอไปรอมากรณีค่าตั๋วเดินทาง ที่สำคัญคือความประทับใจในการทำงาน

การจะทำงานสักชิ้นให้มีประสิทธิภาพ

  • ต้องคิดถึงองค์ประกอบ ขั้นตอนว่ามีอะไรบ้าง 
  • ต้องแจ้งผู้เกี่ยวข้องให้ทราบว่าต้องการ ต้องทำอะไรบ้าง 
  • ประสานส่งข่าวว่า เรียบร้อยไหม 
  • ตรวจสอบและเมลยืนยันเมื่อใกล้เวลา การตรวจสอบหากยังมีสิ่งใดไม่พร้อมจะได้แจ้งเตือน

การทำเช่นนี้ คือคุณภาพ ประสิทธิภาพการทำงานดีที่แท้จริง ที่เรียกว่า มืออาชีพ ที่ทำงานทุกอย่างด้วยความเรียบร้อย กระชับ ฉับไว ไร้ข้อบกพร่อง ไม่ใช่แค่เรียนจบมาในสาขา ตำแหน่งหน้าที่ แต่อยู่ที่การทำงานจริงที่ทุกคนทำได้

เพราะอยากให้ทำงานดี ที่ดีจริง จึงฝากไว้ใช้ทำงาน 

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 08 มิถุนายน 2555 20:46 แก้ไข: 09 มิถุนายน 2555 23:23 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 anni, Ico24 คนธรรมดา, และ Ico24 โอ๋-อโณ.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ไม่มีความเห็น

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 34.237.51.35
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ