นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1985
ความเห็น: 2

ใช้ mailmerge ช่วยจัดทำคู่มือการศึกษา (ในส่วนของหลักสูตร)

ใช้ Directory หรือ Catalog ใน mailmerge ช่วยลดความยุ่งยากได้หลายอย่างครับ แต่ต้องยอมสียเวลาศึกษาสักชั่วโมง หรือหนึ่งวันหรือสองวัน (แล้วแต่พื้นฐานของแต่ละคน)

บันทึกเพิ่มเติมก่อนอ่าน:

บางท่านอาจจะสงสัยว่า ใช้วิธีนี้จะช่วยอะไรได้ ขอเรียนเพิ่มเติม ดังนี้ครับ

 

  • ไม่กลัวการเปลี่ยนแปลง Version ของ MS Word หรือโปรแกรม Word Processor ใดๆ เพราะสามารถผสานเอกสารตามรูปแบบที่ต้องการใหม่ได้ในเวลาอันสั้น
  • หากถูกขอให้ปรับรูปแบบ ก็สามารถดำเนินการได้ภายในเวลาอันสั้น (ลองจินตนาการว่า ใครสักคน ขอให้เราปรับการวางชื่อ และรหัสวิชาใหม่ ....)

 สืบเนื่องการที่มหาวิทยาลัย โดยกองบริการการศึกษาได้ขอให้แต่ละคณะจัดเตรียมข้อมูลเกี่ยวกับหลักสูตรเพื่อนำไปใส่ไว้ในคู่มือนักศึกษาที่จะจัดทำเป็น CD เมื่อต้นปี 2550 ที่ผ่านมา

ในขณะนั้น ผมรับหน้าที่เป็นรองคณบดีฝ่ายวิชาการที่ต้องดูแลกำกับเรื่องนี้ และเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องก็ได้พยายามจัดทำต้นฉบับออกมาจากเอกสารหลักสูตรที่มี ผมนำมาตรวจดูแล้วพบว่า เป็นเรื่องที่ต้องเสียเวลาอย่างมาก ก็เลยคิดหาวิธีที่จะช่วยในการจัดการเรื่องนี้ และก็พบว่า สามารถใช้ mailmerge ช่วยได้ครับ แต่ต้องใช้เวลาเตรียมข้อมูลอีกพอสมควร แต่คิดดูแล้ว ก็น่าจะคุ้มครับ เพราะหากเรียนรู้วิธีนี้แล้ว และกำหนดวิธีการจัดการข้อมูลรายวิชาของหลักสูตรให้ดี นอกจากจะใช้ประโยชน์ในเรื่องนี้แล้ว ยังสามารถนำข้อมูลไปใช้ในการเตรียมต้นฉบับหลักสูตร ใช้ข้อมูลเดียวกันเพื่อการให้บริการใน webpageได้อีกด้วยครับ

ส่วนวิธีการก็ไม่ได้แตกต่างจากที่อธิบายมาแล้วในเรื่อง ใช้ mailmerge ในการสร้าง(รูปแบบ)ข้อสอบแบบปรนัย มากครับ 

ขอสรุปขั้นตอนเลยก็แล้วกัน (แต่ละขั้นตอนยาวสักหน่อย)ครับ

  1. ต้องเตรียมข้อมูลสำหรับใช้ในการ mailmerge ดังชีท Main1 ใช้ไฟล์ curr.xls ซึ่งเข้าใจว่า ไม่ค่อยมีใครเตรียมเป็นรูปแบบนี้มาก่อน อยากแนะนำว่า ต่อไปควรจัดทำในไฟล์ตารางแบบนี้ แล้วค่อยนำไปใช้ในไฟล์อื่นๆ ที่จำเป็นครับ ถ้าตอนนี้ไม่มีข้อมูลลักษณะนี้ ก็ต้องเตรียมจากไฟล์หลักสูตรซึ่งส่วนใหญ่เป็น MS Word โดยการ copy เฉพาะส่วนที่เกี่ยวกับคำอธิบายรายวิชา แล้วนำมาวางลงใน Text Editor หรือวางเป็น Text ใน MS Excel (ผมจำได้คลับคล้ายคลับคลาว่า ยุ่งยากเอาการเหมือนกัน) ดูตัวอย่างที่ผมทำไว้ในชีทชื่อ Main ครับ จากนั้น ผมก็เขียน Macro (ชื่อ Re_format1 และ Re_format2) เพื่อช่วยในการจัดรูปแบบใหม่เป็ชีท New ครับ เอาไว้มีเวลาผมจะอธิบายว่า จะต้องทำอย่างไร ใครที่พอรู้เรื่องวิธีการโปรแกรมก็น่าจะพอแกะรอยได้ (ผมเป็นโปรแกรมเมอร์ที่ทำงานไม่ค่อยเป็นระบบ จึ่งไม่ได้ใส่คำอธิบายใดๆ ไว้ในโปรแกรมครับ) เนื่องจากวิศวฯ มีทั้งหมด 12 หลักสูตร จึงต้องทำการ copy ทีละหลักสูตรมาใส่ใน Main แปลงเป็น New แล้วก็เปลี่ยนชื่อเป็นชื่อย่อของแต่ละหลักสูตร เช่น CE, CoE , .... (ห้ามใช้วิธี copy จากชีทหนึ่งไปอีกชีทหนึ่ง เพราะหากทำเช่นนั้น เซลล์ที่มีความยาวเกิน 255 ตัวอักษร จะถูกตัดเหลือ 255 ตัวอักษรครับ) จากนั้นก็นำข้อมูลไปรวมกันในชีท Main1 ซึ่งก็ใช้ copy ไม่ได้เช่นกัน ก็มี 2 วิธี (1) คือ เขียน Macro ช่วย(2) copy เฉพาะรหัสวิชาไปที่ Main1 จากนั้นใช้ vlookup อ่านชื่อมาทั้งหมด ดูเหมือนผมเลือกใช้วิธีหลังครับ หากไม่มีชื่อรายวิชาที่เป็นภาษาอังกฤษ ก็ต้องหาทางมาใส่ให้ครบครับ ตรงนี้ อาจจะใช้วิธีขอจากฐานข้อมูลของทะเบียนกลางก็ได้ครับ
  2. สร้างไฟล์ต้นแบบ Descriptions-main.doc ใช้วิธีเดียวกับที่อธิบายไว้ในใช้ mailmerge ในการสร้าง(รูปแบบ)ข้อสอบแบบปรนัย
  3. จัดการผสานเอกสารก็จะได้ตามตัวอย่างใน Descriptions.doc ครับ
หมวดหมู่บันทึก: เรื่องทั่วไป
คำสำคัญ (keywords): mailmerge  ไอทีเพื่องาน
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 26 ธันวาคม 2550 10:18 แก้ไข: 04 มกราคม 2551 00:52 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

Ico48
ann [IP: 192.168.100.112]
15 กันยายน 2553 16:56
#60238
ทำไม opensource.cc.psu.ac.th แนะนำโปรแกรมอย่างเดียว ทำไมไม่ upload sourcecode ให้บ้าง+compile ผ่าน

Source หรือ Program ต่างๆ สามารถดาวน์โหลดได้จาก ftp://ftp.psu.ac.th/pub ครับ 

opensource.cc.psu.ac.th เป็น wiki ครับ 

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 34.237.51.35
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ