นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1453
ความเห็น: 1

เรียนรู้ "เอกสารถึงท่าน" ในระบบ E-document [C]

ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-document) ที่พัฒนาใหม่ เริ่มใช้เมื่อวันที่ 17 ตุลาคม 2556

 

 

 

            ตามที่ศูนย์คอมพิวเตอร์ ได้ประชาสัมพันธ์ "ระบบ e-document ที่มีการพัฒนาใหม่  เปิดใช้จะมีหน้าจอการใช้งานที่เปลี่ยนแปลงไป แต่ยังมีการทำงานที่เหมือนเดิม และเพิ่มเติมการทำงานใหม่เข้ามาเพื่อให้ใช้งานได้สะดวกมากยิ่งขึ้น  โดยระบบใหม่ใช้งานได้ดีกับระบบ Google Chrome หรือหากใช้งานด้วย Internet Explorer ต้องเป็น Internet Explorer เวอร์ชั่น 9 ขึ้นไปเท่านั้น หรือ Mozilla Firefox ซึ่งต้องติดโปรแกรมอ่าน PDF ในเครื่องด้วย เช่น Adobe Reader 9 ขึ้นไป"  ที่นี่     และส่วนที่พัฒนาเพิ่มเติม ดูจากที่นี่ 

 

ตื่นเต้นกับโฉมหน้าระบบ e-document

           เปิดโปรแกรมเข้าใช้งานในระบบใหม่ ในความที่ "ง่าย"  ผสมกับ "ความสะดวก"  ก็ต้องใช้เวลาในการศึกษาระบบ เพื่อให้ใช้งานได้ง่ายขึ้นกว่าเดิม   อาจจะเป็น "เรื่องง่าย" สำหรับท่านที่เคยใช้งานผ่านระบบมาอย่างต่อเนื่อง   แต่อาจจะเป็น "เรื่องยาก" สำหรับบางท่านที่เพิ่งจะเข้าใช้งาน  จำเป็นต้องมาศึกษาระบบใหม่   

 

"เอกสารถึงท่าน"  อยู่ไหน?

            เป็นคำถามของใครหลาย ๆ คน ที่เข้าใช้งาน ในเมนู "เอกสารถึงท่าน"  เพราะเรื่องที่ส่งถึงบุคคลโดยตรง  เมื่อเปิดอ่าน เจ้าของระบบจะลบทิ้ง หรือเก็บไว้เป็นข้อมูลได้  

            "ง่าย" หากใช้งานผ่านระบบ E-mail  โดยเลือกคลิก  ตาม link   แต่อาจจะสับสนเล็กน้อย (ในช่วงเริ่มแรก)  หากเข้าใช้งานในระบบ E-document  แล้วเข้าไปติดตาม หรือหาเอกสารย้อนหลัง 

 

เริ่มต้นการใช้งาน 

           ให้คลิกเข้าระบบ ที่ https://edoc.psu.ac.th  ดังภาพ

 

หน้าต่างใหม่ในระบบ

         กรณีที่ต้องการอ่าน "เอกสารถึงท่าน"  ให้คลิก ตามภาพ

 




           เข้าสู่หน้าต่างด้านล่าง ซึ่งสามารถเปิดอ่านได้ทันที  แต่ก็สร้างความสับสนในช่วงเริ่มแรกว่า เมนูที่แสดงนี้ เป็นเมนูเอกสารของผู้ใช้ในนาม "บุคคล"  ไม่ใช่ในนาม "หน่วยงาน"  ต้องสังเกตให้ดี ๆ นะค่ะ

 



          แต่เมื่อท่านเปิดอ่านเอกสารที่ถึงตัวท่านแล้ว  และจำเป็นต้องกลับไปอ่านเอกสารในนามหน่วยงาน  เมื่อเข้าในส่วนของหน่วยงานแล้ว ปัญหาเริ่มแรกคือ จะไม่พบ "เรื่องที่ส่งตัวท่าน"  ซึ่งมีสาเหตุมาจากท่านเข้าระบบภายใต้สิทธิ์ที่แตกต่างกัน นั่นคือ ใน "นามหน่วยงาน"    หน้าต่างในระบบจะไม่แสดงในนาม "สมาชิก"   ซึ่งแตกต่างจากของเดิม ที่อยู่ในหน้าต่างเดียวกัน  (แต่ใช้ไปสักระยะหนึ่งก็จะคล่องเองนะค่ะ)  ดังภาพ จะเป็นการแสดงเมนูในนาม "หน่วยงาน"



 

          กรณีต้องการจะเข้าสู่หน้าต่างในระบบ ให้แสดงเอกสารที่ส่งถึงท่าน ให้คลิกที่ "เมนูเปลี่ยนบทบาท"  ดังภาพ

 

        เมื่อคลิกที่หน้าต่างในระบบ ที่เมนู "เปลี่ยนบทบาทการใช้งาน"  จะปรากฏหน้าต่าง ดังภาพ  ท่านสามารถเลือกใช้ตามสถานะสิทธิ์ของท่านที่ได้รับ 

 

 

         ภาพด้านล่าง  กรณีที่ต้องท่านต้องการเข้าสู่หน้าต่างในระบบ "เอกสารถึงท่าน" ให้คลิกที่ "สมาชิก" ค่ะ

 

         เมื่อเข้าสู่หน้าต่างระบบ "สมาชิก"  ให้สังเกตที่มุมบนด้านขวามือ จะปรากฏข้อความสีเหลือง เป็น "สมาชิก"   ส่วนนี้จะเปลี่ยนตัวสถานะสิทธิ์ของท่านค่ะ

 

         เมื่อเข้าสู่หน้าต่าง "สมาชิก"  สามารถเข้าไปบริหารจัดการเอกสารของท่านได้ สร้างแฟ้มเอกสาร หรือลบในส่วนที่ไม่จำเป็น ดังภาพด้านล่าง




              ของใหม่ อาจจะยุ่งยากในช่วงเริ่มแรก  และจะใช้งานง่าย เมื่อมีการนำไปใช้อย่างต่อเนื่อง และครอบคลุมทุกส่วนในองค์กร    อีกทั้งช่วยลดการใช้กระดาษ ลดแรงงานพนักงานเดินเอกสาร  สามารถตรวจสอบเส้นทางเอกสาร ถึงความก้าวหน้าการดำเนินการในเอกสารถึงหน่วยงาน ทั้งภายใน และภายนอกคณะ.

 

 

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
สร้าง: 29 ตุลาคม 2556 14:01 แก้ไข: 30 ตุลาคม 2556 11:30 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 Baby, Ico24 Our Shangri-La, และ 10 คนอื่น.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

ชัดเจน และแจ่มแจ้งเลยค่ะ

คุณต้องทำการเข้าระบบก่อนแสดงความเห็น