นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 2922
ความเห็น: 10

วิธีดูแลความเสี่ยง...วิทยากรไม่รักษาเวลา

ความเสี่ยงในงานฝึกอบรม วิทยากรบรรยายเกินเวลา ถือเป็นควมเสี่ยงที่บริหารจัดการยาก ถึงยากมาก แต่อย่างไรซะด้วยประสบการณ์เราก็มีวิธี ดูแลความเสี่ยงอันนี้

ทุกท่านคงเคยไปเข้าร่วมโครงการอบรม ประชุม สัมมนากันจนหลับตานึกออกนะคะว่าขั้นตอนจะมีอะไรบ้าง ...และคงเคยพบกับโครงการที่ไม่สามารถควบคุมเวลาได้ซึ่งเป็นผลมาจากเหตุหลายประการ ในหลายประการนั้นก็มีประการที่วิทยากร ไม่รักษาเวลาด้วย

คำถาม...ใครต้องรับผิดชอบ / ใครต้อง sense กับความเสี่ยงนี้ ใครต้องหาวิธี.....หากวิทยากรไม่รักษาเวลา

ตอบที่ผิดอย่างมากคือ "ก็ตัววิทยากรเองนั่นหล่ะ...ที่ต้องรับผิดชอบตัวเองหากทำเช่นนั้นก็จะถูกจำไว้ในดวงใจว่าไม่รักษาเวลา"

คำตอบที่ถูกก็เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบโครงการนะซิ..ที่ต้องถือเป็นความเสี่ยงอย่างหนึ่งของงานการควบคุมห้องฝึกอบรมให้เป็นไปตาม กำหนดเวลาตามวัตถุประสงค์และที่สำคัญต้องดูแลเรื่องเวลาไม่ให้วิทยากรคนถัดไปต้องอึดอัด..ซึ่งอาจจะทำให้เวลาผิดไปจากนัดหมายเดิมหมด

แล้วปกติ ผู้จัดโครงการทำอย่างไรเวลา วิทยากรเกินเวลา ไม่ว่าจะเกินเวลาพัก...กินเวลาวิทยากรท่านอื่น หรือเกินเวลาที่กำหนดถึงที่จะเลิกแล้วยังไม่สามารถปิดชั้นเรียนได้ปกติผู้จัดทุกคนรู้สึกไม่เป็นสุขนักมันร้อนก้น...แต่ทว่าขึ้นอยู่กับประสบการณ์และการตัดสินใจแก้ไขสถาณการณ์เช่นนั้นอย่างไร

บ้างก็ปล่อยเฉยๆให้ผู้เข้าอบรมและวิทยากรท่านถัดไปรับชะตากรรมร่วมกันไปเรื่อยๆจนกว่าจะรู้สึกตัวเองว่ากระผมหรือดิฉันบรรยายเกินเวลาไปซะแล้ว

บ้างก็นั่งกระสับกระส่ายไปมา...ดูนาฬิกาแล้วดูนาฬิกาอีกแต่การสื่อสารเช่นนั้นหากบังเอิญวิทยากรไม่ได้เหลือบตาดูหรือไม่สังเกตก็เปล่าประโยชน์.....

วิธีที่ใช้อยู่
คือการคิดวิธีการป้องกันไว้ก่อนการป้องกันที่ว่าคือ แจ้งวิทยากรก่อนขึ้นบรรยาย "ท่านมีเวลาบรรยายทั้งหมด......ชั่วโมงนะคะ" (บอกเวลาที่จัดไว้สำหรับหัวข้อนี้บอกนัดหมายสัญญาณที่จะใช้แจ้งเตือนเพื่อความเข้าใจตรงกัน)จะมีการพักอาหารว่าง เวลา.......นะคะ...หรืออื่นๆ...
 
ทั้งนี้เจ้าหน้าที่จะแจ้งสัญญาณการหมดเวลาโดยจะใช้สัญญาณดังนี้ 
 
อาทิ     * สัญญาณมือ
           * ขอส่งโน้ตบอกเป็นกระดาษ แจ้งเตือนเรื่องเวลาและกระดาษที่ใช้เขียนส่งโน้ตเตือนเวลาจะใช้สีอื่นที่ไม่ใช่สีขาว(จะใช้สีอะไรต้องบอก)
           *ใช้ป้าย.....บอกเวลาพักอาหารว่าง, บอกเวลาหมดเวลา (แสดงสัญลักษณ์สี)
           * ใช้การเสริฟน้ำชาร้อน เมื่อเวลาจะพักเบรค หรือหมดเวลา 
          * จะใช้จอฉาย ขึ้น ข้อความ "หมดเวลา" ตรงกันข้ามกับมุมที่ท่านบรรยาย ขอให้ท่านสังเกตด้วย
          * การลุกขึ้นยืนที่ข้างไมค์โครโฟน ของพิธีกร
          *  ใช้การส่ง message ทางโทรศัพท์มือถือ...ว่าหมดเวลา      
          *  ขออนุญาต ให้พิธีกรขัดจังหวะได้ระหว่างบรรยาย
 
          * หรืออื่นๆ ตามแต่ตกลงกันก่อนขึ้นเวทีบรรยาย เพราะหากขึ้นเวทีไปแล้วจะสื่อสารกันยาก....เพราะวิทยากรบางท่านยุ่งมาก มีหลายครั้งที่ไม่ทราบจริงๆ ว่ามีเวลาบรรยายนานขนาดไหนหากเราไม่บอกซ้ำ (เลขาฯแจ้งแล้วแต่ท่านอาจลืม)

จุดที่ละเอียดอ่อนคือ

1.ต้องถือว่าเป็นหน้าที่ในการแจ้งข้อมูลให้วิทยากรทราบก่อนขึ้นเวทีแล้วท่านจะทราบอัตโนมัติว่าเรา sensitive เรื่องเวลา วิทยากรไม่โกรธหรอกค่ะ...เพราะปกติท่านต้องการการสื่อสารข้อมูลกับฝ่ายจัดอยู่แล้ว (ไปบอกทีหลังนั่นหล่ะท่านจะโกรธเอา)

2.ผู้มีหน้าที่control ชั้นอบรมควรนั่งในห้องและในมุมที่วิทยากรสามารถมองเห็นได้(ส่วนใหญ่เราจะมีหน้าที่จด เก็บสาระการบรรยายอยู่แล้ว)

3.ในขั้นตอนแสดงป้ายสัญลักษณ์ให้ตระหนักว่าเป็นการเตือนให้ผู้บรรยายรู้ตัว

4.สำรวมกริยามารยาทของผู้ทำหน้าที่ถือป้ายสัญลักษณ์ภาษาที่เขียนในข้อความ สีหน้าท่าทางของผู้แจ้งเตือนหมดเวลา อย่าทำหน้าว่าเป็นเรื่องตลก ขบขัน เพราะถือเป็นการไม่ให้เกียรติวิทยากร
อย่างรุนแรง

5.จังหวะของการขัดระหว่างบรรยายเลือกให้ดีในจังหวะที่แทรกได้(ทั้งนี้ต้องอาศัยประสบการณ์)

สุดท้าย หากทำทุกกรณีแล้ว

ก็ยังเกินเวลาอย่างรุนแรงและพูดไม่ได้แนวทางของเรื่อง(อาจจะเจอได้อย่าคิดว่าไม่เจอนะคะ) ต้องอาศัยห้อง control ค่ะ...ทำให้ดูเหมือนเป็นอุบัติเหตุ(ต้องทำให้เนียนว่าเป็นอุบัติเหตุ)ไฟดับ ไมค์ถ่านหมด แป๊บเดียว(แป๊บเดียวเท่านั้นนะคะกะว่าให้ผู้รับผิดชอบชั้นอบรมได้มีเวลาในการคุยกับวิทยากร)

มีจังหวะประชิดตัวขออนุญาตท่านวิทยากรพักเบรค พักกลางวันเปลี่ยนบรรยากาศเป็นคำถาม หรือขอยกเนื้อหาไปต่อในวันพรุ่งนี้ หรือว่าแจ้งให้ทราบว่าหมดเวลาแล้ว สำหรับเนื้อหาที่เหลือทางผู้จัดขอสำเนาเอกสารแจกให้ผู้เข้าอบรมต่อหรือหากเป็นการจัดนอกสถานที่...ทางเราจะจัดเวลาช่วงค่ำให้ท่านอีกครั้งเนื่องจากตอนนี้เป็นเวลาของวิทยากรอีกท่าน เป็นต้น

พึงระมัดระวังเรื่องมารยาท กับวิทยากรทุกกรณี แม้ว่าไฟดับ ถ่านไมค์หมด แล้ว เราก็ต้องให้เกียรติแขกของเราเหมือนเดิม....

ห้ามเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมผู้จัดโครงการพูดถึงวิทยากรในทางลบทั้งต่อหน้าและลับหลัง เช่น...หนูพยายามแล้วพยายามอีก...ในการบอกว่าหมดเวลาแล้ว...แต่ท่านไม่มองเลย  นั่นหมายถึงเป็นการชี้นำและทำให้ผู้ฟังรู้สึกไม่ดีกับวิทยากรแต่หากเขาจะรู้สึกไม่ดีว่าวิทยากรไม่ตรงเวลา..ก็อย่าผสมโรง...

เมื่อมีความเสี่ยงเกิดขึ้นเจ้าหน้าที่อย่านั่งเฉยแล้วปล่อยไปตามยถากรรม...เพราะนั่นหมายถึงการไม่สนใจ...ไม่ใส่ใจความรู้สึกของผู้เข้าร่วมโครงการเหมือนกัน

ฝึกเรื่อยๆนะคะ...ของอย่างนี้ต้องมีเที่ยวบินดิฉันก็พยาย้าม เขียนเล่าออกมา  ขอให้ประสบผลสำเร็จในการ control ชั้นฝึกอบรม...


อรุณสวัสดิ์ค่ะ

 

 

หมวดหมู่บันทึก: พัฒนางานประจำ
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ Copyright
สร้าง: 07 มกราคม 2551 05:27 แก้ไข: 07 มกราคม 2551 08:42 [ แจ้งไม่เหมาะสม ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

บันทึกอื่นๆ

ความเห็น

แย่!แล้วเราเวลาไมค์ จอที่ปากแบบว่าพูดไม่หยุด

แบบว่านัก การ !!!!!เมืองว่านั่นเหอะ! 

เยี่ยมเลยค่ะ  ขอบคุณสำหรับคำแนะนำดีๆ ค่ะ  สมกับเป็นมืออาชีพจริงๆ ค่ะ พี่เมตตา

นี่หละคะ ผู้จัดขั้นเทพ

คงต้องอาศัยคำศัพท์หนังสือดารา

ที่ไม่ว่าใครเชี่ยวชาญหรือเป็นสุดยอดในด้านไหน

ก็ต้องยกให้ว่าเป็น ชั้นเทพ

ขอบคุณที่มีแนวทางใหม่ๆ ดีมากเลยค่ะ

ห้องประชุมที่โรงเรียนสอนธุรกิจที่หญิงลี่ไปเข้าร่วม

จะเชิญวิทยากรเยอะมากๆ ก็ต้องอาศัยสัญญาณค่ะ

บังเอิญเป็นห้องประจำ เค้าเลยติดตั้งไฟสัญญาณ

เหมือนจราจร คือ เขียว เหลือง แดง ไว้หลังห้อง

ก็ได้ผลดีนะคะ  ขอแจมด้วยคนค่ะ

หญิงลี่  ณ เขตรั้วสีบลู

     มีหลายวิธีดีจัง จะลองหยิบแต่ละวิธีไปใช้นะคะ ยิ่งวันนี้สถาบันของนู๋ตาลจัดบรรยายพิเศษด้วยอ่ะสิ ขอบคุณมากคะ

    @^_^@  ขอให้โลกสงบสุข

  • เนียนจริงน้องจิ๊บ
  • "ต้องอาศัยห้อง control ค่ะ...ทำให้ดูเหมือนเป็นอุบัติเหตุ(ต้องทำให้เนียนว่าเป็นอุบัติเหตุ)ไฟดับ ไมค์ถ่านหมด แป๊บเดียว"
  • พี่ขอยืมไปใช้บ้างนะ อิ อิ อิ
  • พี่มักจะใช้.....................สัมมนาต้องเลิกเร็วค่ะ

ขอบคุณค่ะสำหรับเทคนิคดี ๆ

ส่วนใหญ่ที่ใช้ ก็จะนัดหมายกำหนดการล่วงหน้ากับวิทยากรก่อน  แต่ถ้ามีเหตุกรณีฉุกเฉินจริง ๆ ก็จะใช้วิธีส่งสายตาหวาน ๆ  ให้วิทยากร  แล้วก็พยักหน้า ก็จะเป็นการรู้กันค่ะ

ดีทั้งน้านนนนนนนนนที่พี่ๆทำกัน

แต่ถ้าเจอแบบ ทำทุกวิธีการแล้วยังไม่ยอมวางไมล์

ล่ะก็...ต้องเอาตัวเครื่องบินขึ้นโชว์ ประมาณว่าจะตกเครื่องบินเอา..ถ้ายังไม่ยอมวางไมค์....อันนี้เคยเจอนะคะ...ประมาณเหลือเวลาเครื่องออกประมาณ40 นาที

เกือบเอาชีวิตไม่รอกง.เฮ้อ.....แต่ก้รอดมาได้ทุกครั้ง

เจอบ่อย ค๊ะ:-)

ตามมาชื่นชมกับการถ่ายทอด tacit ค่ะ..ทำได้ดีมากเลยค่ะ..

ค่ะ..รู้สึกว่าได้ความรู้เพิ่มในบางแง่มุมที่ไม่รู้..แถมยังมีจรรยาบรรณอย่างมืออาชีพจิงๆๆ  ค่ะ..

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 3.92.74.105
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ