เรื่องเล่าจากการอบรม"สาระสำคัญด้านระบบการบริหารงานคุณภาพ"

ดำขำได้มีโอกาสอบรมเกี่ยวกับเรื่องของสาระสำคัญด้านระบบการบริหารงานคุณภาพ ซึ่งตามระบบคุณภาพ ISO/IEC17025 มีรายละเอียดของข้อพบพร่องที่ห้องปฏิบัติการมักจะไม่สามารถดำเนินการได้ ซึ่งท่านวิทยากรจากกรมวิทย์บริการได้สรุปให้ มีหลายประเด็นด้วยกัน ซึ่งดำขำก็เห็นด้วยว่าเราเองก็มีความบกพร่องด้วยในบางประเด็น  ดำขำได้รับฟังมาเลย สรุปให้รับทราบกันเพื่อจะได้ปรับปรุงในประเด็นต่าง ๆ เหล่านี้

ประเด็นสำคัญทางด้านระบบบริหารงานคุณภาพ 

   สรุปสาระสำคัญที่มีข้อผิดพลาดบ่อย ๆ จากการประเมินหน่วยงานต่าง ๆ  เช่น

  - การกำหนดโครงสร้างองค์กรไม่เป็นปัจจุบัน/ไม่ได้ระบุผู้จัดการคุณภาพสามารถติดต่อได้โดยตรงกับผู้บริหารสูงสุด/ไม่เชื่อมโยงหน่วยงานสนับสนุน การแต่งตั้งผู้ปฏิบัติหน้าที่แทนไม่เหมาะสม

-  ผู้บริหารด้านวิชาการและผู้จัดการคุณภาพมีหน้าที่รับผิดชอบเพื่อมั่นใจว่ามีการนำระบบการบริหารไปใช้และปฏิบัติตามตลอดเวลา

-ไม่ได้มีการทบทวนและอนุมัติเอกสารทั้งหมด

-เอกสารและบันทึกในระบบการบริหารงานไม่ได้มีการบ่งชี้อย่างเป็นระบบ

-ในการแก้ไขเอกสารที่ยอมให้แก้ไขด้วยลายมือชื่อ ไม่ได้ระบุรายละเอียดที่ชัดเจน เช่น ให้ทำเครื่องหมายให้เห็นชัดเจน ให้ลงชื่อกำกับพร้อมวันที่แก้ไข เอกสารที่แก้ไขไม่ได้ปรับเป็นปัจจุบันอย่างเป็นทางการโดยเร็วเท่าที่สามารถปฏิบัติได้

โดยส่วนใหญ่ที่พบคือไม่ update master list/ไม่ควบคุมเอกสารภายนอก เช่นเอกสารหน่วยรับรอง การแก้ไขเอกสารด้วยลายมือไม่แก้ไขเอกสารที่ถือครองทั้งหมด และกำหนดระยะเวลาออกเอกสารฉบับใหม่ไม่เหมาะสม 

-ในเรื่องการทบทวนคำขอบริการของลูกค้า ประเด็นที่พบบ่อยคือ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ไม่ได้แจ้งให้ลูกค้าทราบ

-ในเรื่องห้องปฏิบัติการต้องแสวงหและวิเคราะห์ข้อคิดเห็นจากลูกค้าทั้งในแง่บวกและลบในการปรับปรุงระบบการบริหารงานกิจกรรมการทดสอบและบริการลูกค้าไม่มีการกำหนดเกณฑ์การประเมินผลสำรวจหรือสรุปผลและไม่ได้นำผลการสำรวจ เข้าสู่ที่ประชุมการทบทวนบริหาร 

-ในเรื่องของกรณีงานทดสอบที่ไม่เป็นไปตามที่ห้องปฏิบัติการกำหนดหรือคาวมต้องการของลูกค้าที่ได้ตกลงกันไว้นั้นพบข้อบกพร่องในเรื่อง เช่น ไม่ได้มอบหมายความรับผิดชอบในการบริหารงานที่ไม่เป็นไปตามที่กำหนด ไม่มีการประเมินความสำคัญของงานที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด ขาดการปฏิบัติการแก้ไขทันที และขาดการดำเนินการหากกรณีจำเป็นต้องมีการแจ้งให้ลูกค้าทราบ และเรียกงานคืนนั้นกลับคืน

-ในเรื่องกรณีพบข้อบกพร่องในเรื่องต่าง ๆ ห้องปฏิบัติการต้องมีการดำเนินการแก้ไขข้อบกพ่อง ซึ่งส่วนใหญ่มักจะพบว่าขาดกานมอบหมายผู้ที่รับผิดชอบที่เหมาะสมในการสอบสวนหาต้นเหตุของปัญหา และเลือกวิธีและการปฏิบัติการที่คาดว่าจะแก้ไขปัญหาและป้องกันการเกิดขึ้นซ้ำที่เหมาะสม และขาดการเฝ้าระวังการปฏิบัติการแก้ไขเพื่อให้มั่นใจว่าการปฏิบัติการแก้ไขนั้นมีประสิทธิผล

-ในเรื่องของปฏิบัติการส่วนใหญ่ขาดความสามารถปรับปรุงระบบการบริหารงานได้อย่างต่อเนื่อง ทั้งในเรื่องของนโยบายคุณภาพ วัตถุประสงค์คุณภาพ ผลการตรวจติดตามคุณภาพภายใน การปกฏิบัติการแก้ไข การทบทวนของฝ่ายบริหาร การประเมินความเสี่ยง การวิเคราะห์ข้อมูล และผลการเข้าร่วม PT

-เรื่องของการตรวจติดตามคุณภาพภายในมักจะพบเรื่องการแต่งตั้งบุคลากรที่มีคุณสมบัติที่ไม่เหมาะสม เช่นไม่ได้รับการอบรมเป็นผุู้ตรวจติดตามคุณภาพภายใน การเป็นอิสระจากกิจกรรมที่ตรวจติดตาม  นอกจากนี้ยังพบโปรแกรมในเรื่องการตรวจติดตามคุณภาพภายในไม่ครอบคลุมทุกกิจกรรม ไม่พบหลักฐานการบันทึกการตรวจติดตาม ฯ และการแต่งตั้ง Auditor ไม่ได้ update

-ในเรื่องการทบทวนของระบบการบริหารนั้นมักพบข้อผิดพลาด ในเรื่องความไม่เหมาะสมของนโยบายคุณภาพและขั้นตอนดำเนินงานต่าง ๆ ขาดข้อมูลรายงานของบุคลากรผู้ปฏิบัติหน้าที่จัดการและควบคุมงาน ขาดข้อมูลการตรวจติดตามคุณภาพภายในครั้งก่อน และข้อมูลการปฏิบัติการแก้ไขและป้องกันต่างๆ  ซึ่งโดยสรุปแล้วคือการประชุมทบทวนบริหารมีวาระไม่ครบถ้วน บางวาระไม่ได้กำหนดระยะเวลาหรือผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน และผู้บริหารสูงสุดไม่เคยเข้าร่วมประชุมทบทวนบริหารประจำปี