การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพกับเวลา (8)

การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพกับเวลา ควรปฏิบัติดังต่อไปนี้

                    - ตารางจดสถิติการใช้เวลา   กำหนดรายการที่สำคัญก็คือ กำหนดเวลาของงาน  งานเริ่ม-สิ้นสุด  รายการดำเนินงาน ระยะเวลาติดตามงาน ผลการปฏิบัติงาน เป็นต้น

                    - จดรายการ  โดยระบุขั้นตอนการทำงาน ความสำคัญก่อนหลังของงานแต่ละชิ้น โดยจัดลำดับงานที่ต้องทำวันนี้ ควรทำวันนี้  และควรทำเวลาใดก็ได้ แต่ไม่ต้องรีบ

                    - ขีดเส้นตาย  ถ้าไม่ขีดเส้นตาย  งานแต่ละชิ้นจะไปพอกเป็นดินพอกหางหมู จงเคารพในเส้นตาย  ถ้าคุณมีนิสัยชอบยืดเส้นตายออกไป เส้นตายนั้นก็แทบไร้ค่า  ไม่ว่าจะในเรื่องการจูงใจตัวเอง หรือเรื่องการกระตุ้นให้คนอื่นรอบ ๆ ตัวคุณให้ทำงานอย่างมีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ

                    - ปกป้องช่วงเวลาที่ดีที่สุด  ถ้าคุณทำงานอยู่ในที่ทำงาน  ช่วงการทำงานที่จะให้ได้ผล มักจะมีโอกาสมากกว่า โดยเฉลี่ยแล้วช่วงเวลาที่ดีที่สุด ก็คือ สองชั่วโมงแรกของวันทำงาน  แต่ก็ส่วนมากไม่รู้ข้อเท็จจริงอันนี้ และใช้เวลาที่ดีที่สุดกับงานประจำ เช่น อ่านจดหมาย อ่านหนังสือพิมพ์ฉบับเช้า  โทรศัพท์คุยเรื่องไร้สาระ เป็นต้น ฉะนั้นช่วงเวลาที่ดีที่สุดของวันจะใช้สำหรับสิ่งที่มีความสำคัญมากที่สุด  สิ่งที่ต้องการพลังงานสูงสุดความตื่นตัวอย่างเต็มที่ ความคิดสร้างสรรค์มากที่สุด

                    - เวลาที่ใช้เดินทางไปทำงาน  ในแง่นี้พิจารณาได้ 2 ประเด็น คือ

                      (1)  เวลาที่ใช้เดินทางนี้จะลดลงได้ไหม  และ

                      (2)  เวลาที่ใช้ในการเดินทางไปทำงานนี้จะใช้ให้เกิดประสิทธิภาพต่อการทำงานได้มากน้อยแค่ไหน

                    - จังหวะ  จังหวะสะท้อนให้เห็นท่าทีของผู้ชาญฉลาด ที่จะหยิบฉวยโอกาสทองนั้น  ช่วงเวลานั้นให้เกิดประโยชน์สูงสุด และต้องให้คุ้มค่ากับจังหวะนั้น ๆ       

                    - ความตึงเตรียดกับการใช้งาน  ในแง่การบริหารเวลา  ความตึงเครียดช่วยให้งานที่ใกล้กำหนดนั้น สามารถดำเนินไปได้อย่างถูกต้องเอาใจใส่ ความกดดันจะทำให้เราใช้ความสามารถที่มีอยู่อย่างเต็มที่น่าท้าทาย  แต่ถ้าตึงเครียดชนิดทำให้เกิดความกดดันที่รู้สึกเจ็บปวดจนป่วยไปนั้นก็ต้องพักเหนื่อยให้สมองมันหย่อนบ้าง

ที่มา : เอกสารประกอบการฝึกอบรมข้าราชการในภาคใต้ หลักสูตร “ยุทธศาสตร์ในการทำงาน

          ให้มีประสิทธิภาพ รุ่นที่ 17 

          จัดโดย สมาคมข้าราชการพลเรือนแห่งประเทศไทย ร่วมกับมหาวิทยาลัย

สงขลานครินทร์