นโยบายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 1.ให้ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ผลักดัน คุณภาพคน และกระบวนทำงาน 2.ส่งเสริมการแลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน จากหน้างาน 3.ส่งเสริมให้มีเวทีเรียนรู้ร่วมกัน
อ่าน: 1765
ความเห็น: 0

การรับและส่งหนังสือ (ตอนที่ 2)

แบบการรับ-ส่งหนังสือ
	มี 3 แบบให้เลือกใช้ตามลักษณะงานของแต่หน่วยงาน ดังนี้
การรับ-ส่งเอกสารแบบที่ 1
เอกสาร -> เจ้าหน้าที่ลงรับ -> หัวหน้า -> สั่งการไปยังบุคคล/งาน -> หัวหน้า -> ส่งออก
          ข้อเสีย	
	1. งานรู้ช้า
	2. ขาดข้อมูลประกอบการตัดสินใจ
	3. การสั่งการอาจคลาดเคลื่อนได้
	4. ผู้ปฏิบัติไม่รู้เรื่องต่อเนื่อง
	5. เรื่องไม่สำคัญต้องรอหัวหน้า
	6. บางเรื่องด่วนสั่งการไม่ทันเพราะไม่อยู่ทำงาน
	7. ทำให้เสียเวลาทำงานในเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ไม่สำคัญ ๆ
         ข้อดี
	1. หัวหน้ารู้เรื่องเร็ว
	2. หัวหน้ารู้ทุกเรื่องที่ส่งมา
	3. หัวหน้าสามารถสั่งการ  โดยมอบหมายให้ผู้รับผิดชอบ เรื่องใดก็ได้
 
การรับ-ส่งเอกสารแบบที่ 2
เอกสาร -> เจ้าหน้าที่ลงรับ -> เจ้าหน้าที่สั่งการ -> งาน/บุคคล -> หัวหน้า -> ส่งออก/สั่งการใหม่
         ข้อเสีย
	1. ขาดข้อมูลในการตัดสินใจ
	2. การสั่งการอาจผิดพลาดได้
	3. หัวหน้ารับรู้เรื่องช้า
	4. เรื่องไร้สาระต้องรอ
	5. อำนาจการสั่งการอยู่ที่ระดับปฏิบัติ
	6. อาจเกิดปัญหาในการปฏิบัติ  ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับไม่เป็นที่ยอมรับของคนอื่น ๆ
	7. ผู้ปฏิบัติขาดความต่อเนื่องในการทำงาน
	8. ผู้สั่งการแสดงบทบาทผิดพลาดได้  อาจไม่ได้รับความร่วมมือ
	9. เรื่องบางเรื่องอาจไม่ถึงมือผู้บริหาร  ถ้ามีการเก็บเรื่องไว้
	10.เกิดความซ้ำซ้อนในการทำงาน  เพราะเจ้าหน้าที่ลงรับเรื่องสามารถที่จะแจกจ่ายเรื่องไปยังงานต่าง ๆ ได้                                                      
เว้นแต่เรื่องที่มีปัญหา ซึ่งสามารถเสนอหัวหน้าพิจารณาว่าควรให้ผู้ใดเป็นเจ้าของเรื่อง
          ข้อดี
	1.  มีคนสั่งการทันที
 
การรับ-ส่งเอกสารแบบที่ 3
เอกสาร -> เจ้าหน้าที่ลงรับ -> จ่ายไปตามงาน -> เสนอเรื่องพร้อมข้อมูลให้หัวหน้าพิจารณาสั่งการ -> 
งานปฎิบัติ -> เสนอลงนาม -> ส่งออก
          ข้อเสีย
	1. อาจใช้เส้นทางเดินของเอกสารมากไป
	2. หัวหน้าเห็นเรื่องช้าไปบ้าง
           ข้อดี
	1. หัวหน้าได้ข้อมูลพร้อมที่จะตัดสินใจ
	2. ผู้ปฏิบัติทำงานต่อเนื่อง
	3. ผู้ปฏิบัติเตรียมงานดำเนินการได้ล่วงหน้า
	4. งานไม่สำคัญบางอย่างอาจจะไม่ต้องรอสั่งการถึงกำหนดก่อนไว้
	5. เรื่องเร่งด่วน  งานสามารถดำเนินการบางส่วนเป็นการล่วงหน้า
	6. งานเดินได้ทันเวลา : กรณีด่วนถ่ายเอกสารไปก่อน เพราะงานประจำ
	7. การติดตามเรื่องเป็นไปโดยสะดวกแน่นอน
  	8. สามารถจัดงานให้เป็นระบบได้
	9. เรื่องด่วนที่สุด สามารถที่จะเสนอผู้บริหารด้วยวาจาก่อนแล้วแจ้งเป็นหนังสือ
 
 
ที่มา : เอกสารประกอบการฝึกอบรมข้าราชการในภาคใต้ หลักสูตร “ยุทธศาสตร์ในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ รุ่นที่ 17  
     จัดโดย สมาคมข้าราชการพลเรือนแห่งประเทศไทย ร่วมกับมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์
Sections: พัฒนางานประจำ
License: ซีซี: แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-อนุญาตแบบเดียวกัน Cc-by-nc-sa
created: 24 Febuary 2012 12:51 Modified: 24 Febuary 2012 13:22 [ Report Abuse ]
ดอกไม้
สมาชิกที่ให้กำลังใจ: Ico24 Monly, Ico24 Our Shangri-La, และ 4 คนอื่น.
สมาชิกที่ให้กำลังใจ
 
Facebook
Twitter
Google

Other Posts By This Blogger

ความเห็น

ไม่มีความเห็น

ร่วมแสดงความเห็นในหน้านี้

ชื่อ:
อีเมล:
IP แอดเดรส: 34.204.187.106
ข้อความ:  
เรียกเครื่องมือจัดการข้อความ
   
ยกเลิก หรือ