ปรับปรุงขั้นตอนการอบรมเพื่อขอรับบริการใช้เครื่องมือด้วยตนเอง

จากการให้บริการใช้เครื่องมือด้วยตนเอง ขั้นตอนแรกผู้ใช้บริการจะต้องผ่านการอบรมก่อน จากที่ผ่านมาได้รับข้อเสนอแนะจากลูกค้าว่าไม่ได้รับการบริการตรงตามวันที่ลูกค้าต้องการอบรม ดังนั้นเพื่อเป็นการปรับปรุงการดำเนินงานของฝ่ายให้สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้บริการได้ ดำขำก็ต้องเป็นผู้จัดการจัดสรรทั้งคนและเวลาให้ตอบความต้องการของผู้ใช้บริการให้ได้มากที่สุด โดยจะเป็นผู้ประสานงานเพื่อกำหนดผู้สอนและวันเวลาในการอบรมเพื่อให้สามารถใช้เครื่องมือด้วยตนเองได้ตามความต้องการของผู้ใช้บริการ

         โดยมีขั้นตอนดังนี้

 1.1 หัวหน้าฝ่ายบริการฯ รับเรื่องการขอรับอบรมเพื่อใช้เครื่องมือด้วยตนเอง หากผู้ใช้บริการติดต่อผ่านทางโทรศัพท์ หัวหน้าฝ่ายจะบันทึกข้อมูลไว้ในทะเบียนคุมการขอรับอบรม ในรายละเอียดของชื่อ หน่วยงาน เบอร์โทร และรายละเอียดของเครื่องมือที่จะอบรมซึ่งมีข้อมูลที่แตกต่างกัน ดังนั้นในการสอบถามจะต้องให้ครบถ้วนเพื่อให้ประสานงานกับนักวิทย์ได้ถูกต้อง และตรงความต้องการของผู้ใช้บริการ

 1.2 หัวหน้าฝ่ายบริการฯ ประสานงานเพื่ออบรมเครื่องมือนั้นๆ ตามวันและเวลาที่ผู้ใช้บริการร้องขอ โดยจะกำหนดผู้อบรมตามลำดับที่นักวิทย์ผู้สอนรับงาน หากนักวิทย์คิวสอนนั้นไม่ว่างในวันเวลาดังกล่าวจะประสานงานกับนักวิทย์ที่ดูแลเครื่องมือนั้นคนถัดไป และหากเครื่องว่างนักวิทย์จะเป็นผู้ลงข้อมูลการจองเครื่องมือนั้นผ่านทาง Lab_Booking

ในการกำหนดวันอบรมจะดำเนินการตามการร้องขอจากผู้ใช้บริการ เว้นเสียแต่ว่าในวันเวลาดังกล่าวนั้นมีผู้ใช้บริการรายอื่นจองใช้เครื่องมือนั้นไปแล้ว และจะตรวจสอบว่ามีวันไหนที่เร็วที่สุดที่เครื่องว่างในการอบรมให้กับผู้ใช้บริการ

กรณีหัวหน้าฝ่ายบริการไม่อยู่  ผู้ช่วยหัวหน้าฝ่ายบริการฯ จะเป็นผู้ประสานงานแทน

1.3 เมื่อกำหนดวันเวลาและผู้สอนได้แล้วและหัวหน้าฝ่ายบริการฯ โทรติดต่อกลับผู้ใช้บริการเพื่อยืนยันวันเวลาของการอบรม พร้อมกับแจ้งชื่อผู้อบรมและรายละเอียดเบื้องต้นของการเข้ารับการอบรม เช่น ค่าบริการ และขั้นตอนการชำระเงิน และแจ้งกลับนักวิทย์อีกครั้ง

1.4 เมื่อผู้ใช้บริการยืนยันตามที่กำหนดแล้วหัวหน้าฝ่ายบริการฯ บันทึกข้อมูลวันเวลาที่ตกลงกันในทะเบียนคุมการขอรับอบรม พร้อมทั้งกรอกข้อมูลในบันทึกสอนหน้าเครื่องส่งต่อให้กับเจ้าหน้าที่สำนักงานเลขานุการ เพื่อประสานงานต่อเมื่อผู้ใช้บริการมาติดต่อขอรับการอบรมในวันที่กำหนด หากมีการเปลี่ยนแปลงต้องบันทึกลงในทะเบียนคุมดังกล่าว และนักวิทย์ต้องขอเปลี่ยนแปลงการอบรมผ่านหัวหน้าฝ่ายบริการฯ

1.5 เมื่อนักวิทย์สอนเสร็จแล้วให้ใบขอใช้เครื่องมือด้วยตนเอง มี 2 versions ไทย และอังกฤษ โดยกรอกชื่อผู้สอน และชี้แจ้งขั้นตอนการใช้เครื่องให้ผู้เข้ารับอบรมทราบ และนำแบบฟอร์มนั้นส่งให้กับเจ้าหน้าที่สำนักงานเลขานุการเพื่อเข้าสู่ขั้นตอนการกำหนดสิทธ์ดังกล่าวต่อไป

 

จากที่ลองใช้ขั้นตอนนี้ก็พบว่าสามารถให้บริการลูกค้าได้ตรงความต้องการมากขึ้น แต่จะเสียเวลามากในการติดต่อประสานงาน ซึ่งดำขำคิดว่าการปรับปรุงในการดำเนินงานต่อไปนั้นจะใช้โปรแกรมมาช่วยจัดการ ซึ่งได้คุยกับ iHUM บ้างแล้ว แต่ต้องอดใจรออีกพักใหญ่